Polistidningen nr 2 delades ut 13:e april. Nästa nummer kommer runt 15 juni. Hela utgivningsplanen finns här.
 
 

Arkiv

Relationer och självinsikt avgörande för bra grupper

Publicerad 2008-03-24

Reportage De flesta vet hur det är att jobba i en grupp som inte fungerar. Hur frustrerande det är att inte göra så bra ifrån sig som man skulle kunna, och hur dåligt man kan må då. Följ med på en kort resa i hur man får en grupp att fungera bättre.

– Det vanligaste misstaget är att tro att gruppen är exakt densamma som medlemmarna. Då riskerar man att inte se gruppen och relationerna mellan medlemmarna, säger Björn Nilsson, lektor i socialpsykologi vid Högskolan i Skövde. Han har jobbat 35 år med dessa frågor och skrivit 18 böcker i ämnet.

För det handlar om att jobba med relationerna, det är de som avgör om alla får respekt, utrymme och jobbar mot samma mål. Fungerande relationer betyder dessutom att det finns ett gemensamt språk för att diskutera sådant som har med arbetsplatsen att göra. Det innebär också att man ser sin egen och andras roll i gruppen, vilket är nödvändigt för att gruppen ska utvecklas.

– Det behövs en förberedelse för att hantera konflikter som alltid uppstår när olika individer samarbetar, säger Björn Nilsson.

Vanligast är att man misstolkar varandras avsikter och handlingar, fortsätter han. Det handlar då om missförstånd och att man har fel bild av varandra. Särskilt viktigt är det att ha en korrekt bild av varandra när man jobbar under kraftig press, för det är då man riskerar att missförstå varandra som mest. Och kraftig press är något som många yrkesgrupper, till exempel poliser, känner väl av i sina jobb.

Gemensamt gruppmål avgörande

Grupper som ständigt förändras kräver särskilda förutsättningar, enligt Björn Nilsson.

– Jag säger till mina studenter att upprätta kontrakt med mål, vilka regler som ska gälla i viktiga situationer och vad som händer när någon inte gör sin del. Det är svårt att bilda grupp och det blir lätt slitningar, så ett gemensamt mål och regler är nödvändiga. Särskilt när man jobbar under press.

En ofta förekommande grund till konflikter är alltså att gruppmedlemmarna inte tar reda på vad de övriga egentligen tycker om saker som har med jobbet att göra, och då börjar man lätt skälla på varandra. Björn Nilsson kallar det att ”förstå varandras förståelse” för att undvika missförstånd, att helt enkelt försöka sätta sig in i den andras sits. Om man felaktigt tror att den andra menar något negativt så reagerar man utifrån det.

– Man bör utgå från att det finns begriplighet bakom udda beteenden och att det inte handlar om illvilja riktad mot mig.

Psykologen Carl Olverin, som undervisar på Polishögskolan i Stockholm, anser också att det är viktigt att utveckla rutiner för arbetet för att det ska bli bra. Han berättar att det ofta handlar om att inte låta en enstaka person bli ensam om beslutet, utan om att låta det förankras i hela gruppen. Då blir alla ansvariga och inte bara en person.

– Förankringen av beslutet är ett villkor för att gruppen i detta fall ska arbeta engagerat mot samma mål. Då blir det lättare att respektera varandras behov i gruppen, säger Carl Olverin.

Utan detta gemensamma mål och vissheten om att alla ställer upp på det riskerar det att aldrig uppnås. Fast i en annan grupp, som är tvungen att kunna besluta snabbt, kan det vara nödvändigt med en mer auktoritär ledare, tillägger Olverin. Därför handlar det om att först avgöra hur gruppen ska genomföra beslut: Är det snabba eller demokratiska beslut som ska styra?

Inga generella lösningar

Hur gemensamma beslut ska tas finns det nämligen ingen generell lösning på. Varje grupp måste se till sina egna förutsättningar, fortsätter han.

Men om det går så illa att en rejäl konflikt uppstår, tycker Carl Olverin att gruppen först ska försöka lösa den själv. I alla fall om gruppen har kommit överens om det tidigare. Ett förslag då är mötas någon annanstans än där man brukar vara. Först när det inte går att komma längre på egen hand är det dags att vända sig till en högre chef.

– Men chefen måste ta ansvar för att konflikten blir löst och alla måste ha stora ögon och öron, mycket flexibilitet och öppenhet.

En annan sorts grupp kan tvärtom göra bäst i att direkt söka hjälp från en högre chef. Det gäller att känna sin grupp för att veta vad som är bäst för den.

Bra grupp handplockar principer


Det handlar ofta inte om någon utarbetad metod när arbetsgrupper jobbar bra ihop, utan snarare om att jobba efter handplockade principer som passar, säger socialpsykologen Björn Nilsson.

Björn Cewenhielm är chefsutvecklare vid Personal- och utvecklingsavdelningen på Stockholmspolisen. Han ger ett exempel på hur man inom polisen kan arbeta för att få bättre fungerande grupper:

”Inom Stockholmspolisen satsar vi på att chefer får genomgå särskilda ledarutvecklingsprogram som bygger på sunt förnuft och där självinsikt, kommunikation, mod och öppenhet är byggstenar. Att gruppen upplever sitt arbete som meningsfullt leder till att alla förstår varför de agerar som de gör – en förutsättning för framgång.

Det görs också stor ansträngning också för att uppdrag ska formuleras tydligt. Detta, tillsammans med chefens förmåga att leda gruppen i denna riktning, gör att möjligheterna för att trivas och vara effektiva ihop ökar. Men om gruppen ska kunna lösa sina uppgifter väl ställs också höga krav på kunskap om hur gruppdynamik fungerar.”

Faktaruta

– Omfattande forskning visar att en grupp genomgår olika utvecklingsfaser och det finns ett flertal modeller när det gäller gruppers utveckling. Allmänt handlar det om (1) en introduktionsfas (inklusive en ”smekmånadsfas”) (2) en konfliktfas (3) en samarbetsfas, och (4) en separationsfas.

– Den positiva utvecklingen gör att medlemmarna blir allt mer medvetna om grupprocesserna och kan samarbeta – de utvecklas mot ett öppet informationsklimat där missförstånd kan undvikas genom att man utan problem kan säga att man inte förstår varandra.

– För att underlätta ett öppet klimat kan man gemensamt bestämma hur feedback ges, det betyder ofta fasta regler så att ingen känner sig kränkt och mobbad. Personkritik får till exempel inte ges, bara sådant som handlar om det som gjorts och sagts.

– Feedback är av avgörande betydelse för att gruppen ska utvecklas och därmed kunna trivas ihop och prestera bättre.

Timothy Tore Hebb