Polistidningen nr 5 delades ut runt 19 oktober. Nästa nummer kommer 7 december. Komplett ugivningsplan finns här.
 
 

Arkiv

Ta makten över mejlen

Publicerad 2010-07-08

Reportage Många blir överösta av inkommande mejl och inboxen är proppfull. Här finns brev om saker vi ska åtgärda, adresser som ska sparas och sådant som kan vara bra att ha. Hur gör vi för att inte drunkna i den digitala floden?

En bekant till mig får flera hundra mejl om dagen. Ändå är han den som alltid svarar på alla och aldrig tappar några trådar på vägen. Hans råd är att sköta mejlen på morgonen. Inte bara gå igenom, utan hantera alla så att ingenting ligger kvar och skvalpar. Struktören David Stiernholm, som hjälper enskilda personer och företag att strukturera upp både fysisk och digital oreda, håller med i stora drag.

– Vi måste direkt besluta vad vi ska göra med de mejl vi får. Är det skräp, ska det kastas. ”Bra att ha mejl” bör sparas undan i mappar. Och sådant som är viktigt, som exempelvis en adress till ett möte, bör man omgående föra in där man har information om just det, säger David Stiernholm.

Det bästa är att ta itu med mejlen direkt så slipper man hantera samma mejl flera gånger, vilket givetvis innebär en tidsvinst. David Stiernholm gör dock skillnad på att processa ett inkommet mejl och att åtgärda det som står i mejlet. Han menar att det inte går att fånga alla bollar omgående, utan att vissa saker faktiskt måste få vänta. Det är dock viktigt att alltid föra in uppgiften som ska tas itu med på en ”att göra lista”, så att den inte tappas bort när mejlet sorteras in i en mapp. Ärenderaden kan vara otydlig eller obefintlig, vilket gör det svårt att hålla reda på vad man skulle göra eller hur viktigt det var.

– Tar man för vana att processa mejlen fort och att spara dem man vill ha kvar i mappar, så kan man ha en tom mejlbox åtminstone en gång om dagen. Det är en enorm befrielse.

Mappsystemet där man placerar de mejl som ska sparas är bra att kategorisera enligt samma system som du har på dina fysiska mappar och pärmar. Det gör att du lättare hittar det som hör till samma ämne.

En annan fråga är hur ofta mejlen bör gås igenom. Givetvis fungerar det att läsa den inkommande posten direkt när den kommer in. Men om det blir stressigt att det hela tiden plingar, kan man stänga av funktionen som meddelar om nya mejl. Det kan vara bättre att själv bestämma när man vill läsa sin mejl och därigenom arbeta mer ostört.

Hur man väljer att göra är något varje person måste testa sig fram till, för att hitta det som passar bäst för arbetsuppgiften och sig själv. Är man på utryckningen kanske det är logiskt att göra det någon gång per arbetspass, medan en utredare kanske behöver kolla mejlen många gånger om dagen.

Kom igång!

Det snabbaste sättet att få en tom inbox är att lägga alla gamla mejl i en mapp. Det gör att du kan börja från början redan idag. Hantera alla inkommande mejl direkt och ha en tom inkorg när du går hem.

Fem steg till en tom inbox:


  1. Släng alla skräpmejl.

  2. Hantera varje mejl direkt när du läser det, åtgärda det som går snabbt.

  3. Skriv upp det som behövs åtgärdas på en ”att göra lista” istället för att spara och flagga meddelandet.

  4. Sortera in alla mejl du behöver ha kvar i mappar med tydliga kategorier.

  5. Släng nu de mejl du inte ska spara.

http://inboxzero.com/ här finns både en föreläsning och artiklar i ämnet.