Protokoll är viktiga, men de kan lätt bli snåriga.
Protokoll är viktiga, men de kan lätt bli snåriga. Att passa sig för krångliga ord är ett sätt för sekreteraren att underlätta för läsarna. Hur man agerar på mötet varierar. Peter Englund, som är Svenska Akademiens ständige sekreterare, antecknar flitigt, berättar han för Polistidningen.
”Utnyttja dagordningen”
Ordning och reda i alla led. Det är det viktigaste för sekreteraren, tipsar Åsa Arbin på Polisförbundets kansli. Hon protokollför förbundsstyrelsens möten.
så tyder du protokollet
Många klassiska protokollsord går att byta ut. Det här är om inte annat vad de betyder:
Bifalla= bevilja
Lämna utan bifall= avslå
Yrkanden=förslag
Votering=omröstning
Propositionsordning =beslutsgång
Suppleant=ersättare
Avstyrka kan ofta ersättas med ”Styrelsen anser inte att…”
På samma sätt kan tillstyrka ersättas med ”Styrelsen anser att…”
Källa: ”Fästa prat på pränt” av Kerstin Lundin och Åsa Wedin,
Förberedelserna är nog så viktiga.
– Det gäller att se till att dagordningen är så uppdaterad som möjligt. Vi har med förslag till beslut redan där, så att ledamöterna hinner fundera igenom frågorna innan mötet, berättar hon.
Själv har hon utvecklat en metod där hon kopierar själva dagordningen som grund för protokollet.
-Det gör att man automatiskt får med alla punkter och det spar en massa arbete. Jag behöver aldrig skriva en rubrik två gånger, säger hon.
Åsa Arbin jobbar med protokollet direkt i datorn vid sittande möte och kompletterar parallellt med anteckningar för hand.
Eva Schoultz
”Man bör färdigställa protokollet i så omedelbar anslutning till mötet som överhuvudtaget är möjligt.”
ur Polisförbundets utbildningsmaterial om föreningsteknik
”Hellre för mycket än för lite”
Svenska Akademiens protokoll har skrivits för hand ända sedan starten 1786. Numer låter dock den ständige sekreteraren Peter Englund mötesanteckningarna ta omvägen via datorn.
– När jag sitter på sammanträdet skriver jag rätt mycket: hellre en anteckning för mycket än en för lite. Sedan trimmas det hela ned, berättar han.
Protokollen renskrivs på folieark, ett långsmalt pappersformat som är större än A4, men mindre än A3.
– Jag skriver den slutliga versionen för hand, och då är det en stor hjälp att ha en väl genomgången förlaga, gjord på dator, att utgå ifrån, berättar Peter Englund för Polistidningen.
Eva Schoultz
Lätta gärna upp språket
- Det viktigaste först är en bra tumregel.
- Går det att föra ihop exempelvis beslutsärenden för sig är det bra.
- Tydliga rubriker ger överskådlighet.
- Skriv vem som gör eller säger något
- Förklara ord som läsarna kan ha svårt att förstå. Se upp med förkortningar.
De flesta protokoll innehåller:
- Tid och plats
- Närvarande
- Frånvarande
- Ordförande och sekreterare
- Justerare (om protokollet ska justeras)
- Nästa möte
I formella beslutsprotokoll anges också:
- Protokollets ordningsnummer
- Fastställande av dagordningen
- Justering av föregående protokoll
- Frånvarande under behandlingen av något ärende
- Jäv
- Alla förslag, samt alla beslutsgångar och beslut som klubbats vid mötet.
- Eventuella omröstningar med resultat
- Eventuella reservationer
Källor: ”Fästa prat på pränt” av Kerstin Lundin och Åsa Wedin, www.fritext.se samt www.forening.se, Polisförbundets utbildningsmaterial om föreningsteknik.
