1958 skickade en då okänd professor i marinhistoria en artikel till den engelska tidningen the Economist.
Han kunde rapportera en egendomlig upptäckt. Trots att antalet sjömän i den brittiska marinen hade minskat med 30 procent under ett antal år, så hade antalet anställda på marinministeriet ökat med nästan 80 procent!
Samma mönster fann han i det brittiska Colonial Office. I takt med att Imperiet krympte och de gamla kolonierna blev självständiga, växte kåren av tjänstemän i London. Ju färre kolonier – desto fler administratörer.
Professorn hette C Northcote Parkinson, och hans upptäckt blev berömd som Parkinsons lag. I korthet säger den, att en byråkrat strävar efter att utöka sin makt. Han gör det genom att anställa två nya (underordnade) byråkrater. Dessa anställer förstås så småningom två nya var. På så sätt växer byråkratin i en organisation för varje år – utan att något som helst nytt arbete utförs.
”På så sätt växer byråkratin i en organisation för varje år – utan att något som helst nytt arbete utförs.”
Parkinson blev berömd för sin upptäckt. Hans lag blev en bästsäljande bok, som kom i upplagor på all världens språk under många år. Man fann exempel på den överallt – både Ronald Reagan och Michail Gorbatjov intygade dess riktighet.
Men stämmer den ännu?
Parkinson verkade i en tid, när det var möjligt att anställa nya medarbetare titt som tätt. Så är det ju inte längre.
Men det har visat sig, att det finns en ny möjlighet för ett administrativt mellanskikt att stärka sin ställning. Att anställa nya assistenter är omöjligt. Men man kan alltid införa ett nytt IT-system.
Så får vi system för tidrapportering, reseräkningar, budgetuppföljning, kvalitetsäkring, felrapportering … fyll på listan själv.
Självklart motiveras inte nya IT-system med att de ger makt åt dem som administrerar dem. Det finns alltid någon tänkt nytta som man kan anföra: Enklare dokumentation. Bättre kontroll. Snabbare uppföljning. Kort sagt: ökad effektivitet.
Det märkliga är dock, att den där ökade effektiviteten sällan infinner sig. Det finns som regel en förklaring till detta.
Parkinson konstaterade på sin tid att en byråkrat genererar arbetsuppgifter åt två nya byråkrater. Man kan lätt se i dag, att varje IT-system skapar behov av minst två ytterligare system.
Ett verksamhetssystem, som håller ordning på resultat, kan motivera separata planerings- och uppföljningssystem. Mängden data kräver i sin tur ett särskilt analyssystem …
Den centrala administrationen får nu allt mindre tid för sina ursprungliga arbetsuppgifter. Det löses genom att nya IT-system låter de anställda ta över en del av det arbete som tidigare gjordes centralt – som löneadministration och reseräkningar.
Så tiden för de anställda att utföra sitt ordinarie jobb minskar bit för bit. Och de blir mer och mer frustrerade över en allt mer betungande digital arbetsmiljö.
Efter Parkinson försvann vanföreställningen, att fler anställda automatiskt innebar att mer blev gjort.
Är det inte dags att göra upp med föreställningen att fler IT-system automatiskt ger ökad effektivitet?
Välkommen till Byråkrati 2.0. Jag tror tyvärr att du känner igen dig.
Jonas Söderström
Debattör, IT-konsult och författare till boken ”Jävla skitsystem!”
