Så blir du en språkpolis

Det här innehållet kommer från vår tidigare hemsida och kan därför se annorlunda ut.

Ordval och formuleringar har betydelse för att texten ska bli begriplig och påverkar även din trovärdighet.

Tänk på hur du skriver. Ordval och formuleringar har betydelse för att texten ska bli begriplig och påverkar dessutom trovärdigheten för dig som polis.

Det blir en hel del skrivande på jobbet för Lotta Sundkvist, jourutredare på Södermalm i Stockholm. Även när hon tidigare hade yttre tjänst, som ingripandepolis och närpolis, var det mycket tid som gick åt till att knappa på datorn.
Det är anmälningar, förhör och andra underlag till utredningar som ska skrivas för att bara nämna några exempel. Att få med all nödvändig information är naturligtvis angeläget, men även hur det skrivs och formuleras har betydelse.
– Det måste ju vara tydligt och inte kunna feltolkas, säger Lotta Sundkvist.

Själv lägger hon vikt vid sitt skriftspråk. Är hon exempelvis osäker på hur något ska benämnas dubbelkollar hon alltid med en kollega.
Men alla poliser har inte lika lätt för att skriva eller prioriterar det på samma sätt. Det märker Tommy Ekheden, inspektör på Södermalmspolisen, som ofta slutgranskar kollegornas texter.

Särskrivningar, tempusbyten från dåtid till nutid, onödiga småord som då och så, stavfel, långa meningar med klumpiga bisatser och en hel del interna polisiära förkortningar är exempel på brister som han ofta upptäcker. Vissa tycker att han är petig när han kommenterar och ändrar. Men han står på sig eftersom han anser att språket inte bara är viktigt för att utesluta oklarheter, utan även har betydelse för polisers anseende.
– Det vi skriver sänder ut signaler om oss som yrkeskår. Med välskrivna texter visar vi att vi är proffsiga. Det skapar ett förtroende för oss.

Egna formuleringar
gör texten mer begriplig

En läsare påverkas av hur en text är skriven och reagerar när den innehåller fel eller är otydlig. Även slarv, som överhoppade bokstäver, kan göra att läsaren reagerar negativt, menar språkvårdaren Carina Alfredsson på RPS.

Så kan du förbättra ditt sätt att skriva

• Tänk på den eller dem som ska läsa det du skriver och anpassa din text efter det. Begrepp som exempelvis målsägare och gärningsman är naturliga för dig men skriver du för allmänheten är det många som sannolikt inte vet vad orden betyder.

• Läs texten högt för dig själv. Då upptäcker du lättare felaktigheter och otydliga formuleringar.

• Låt en kollega läsa din text.

• Ta hjälp av Svenska Akademiens ordlista och Myndigheternas skrivregler. Böckerna finns i digital form på intranätet.

• Försök, om det är möjligt, att skriva en text i taget.

• Tänk på den grafiska utformningen av texten. Det ska vara lättöverskådligt. Ha en blankrad före varje nytt stycke.

Carina Alfredsson tror att tidspress är en anledning till att det kan uppstå brister i polisers texter. Att förhålla sig till både författningstexten och en personlig berättelse är en annan svårighet.
– Vissa kan nog ha svårt för att gå ifrån formuleringar i lagtexten eftersom man är rädd att det kan bli betydelseförskjutningar om man använder sina egna ord. Men de egna formuleringarna gör det oftast mer begripligt.

När hon blir ombedd att ge poliser tips inleder hon alltid med att fråga vem som ska läsa det som ska skrivas. Att vara på det klara med textens syfte och mottagare är det mest elementära. Bredden på olika texttyper som poliser förväntas kunna skriva har ökat, så den grundregeln har blivit allt viktigare med tiden.
De frågor som Carina Alfredsson får handlar ofta om texter där händelseförlopp ska beskrivas, som i anmälningar och händelserapporter. En svårighet hon noterat är att många har en tendens att byta benämning på de inblandade i de skeenden som ska beskrivas, vilket kan skapa förvirring.
– I skolan fick vi lära oss att variera språket. Den regeln gäller inte i en anmälan.

För att minimera missförstånd är det bättre att ha en och samma benämning även om det kan verka tjatigt med upprepningar, säger Carina Alfredsson.
Om det första omnämnandet exempelvis är ”tre ungdomar” bör man inte ändra till att kalla dem för ”de tre pojkarna” senare i samma text.

Generellt är det bra att undvika krångliga meningskonstruktioner, ha en lättöverskådlig utformning med tydlig styckeindelning, inte använda värdeladdade ord och se till så att det inte blir syftningsfel. Att lägga ifrån sig texten och läsa igenom den lite senare gör att man lätt kan upptäcka sina egna missar. Att låta en kollega titta igenom det man skrivit är ett annat råd från Carina Alfredsson. Hon är medveten om att det tar lite extra tid att måna om sin text, men menar att det är värt de där extra minuterna, eftersom de kan avgöra hur texten tas emot.
– Du har mycket att vinna på att skriva vårdat, enkelt och begripligt.

Språkvårdarens
lilla skrivskola

Tänk på syftningar

Skriv inte: Det satt en ung man i bilen som verkade vara drogpåverkad.

Skriv i stället: I bilen satt det en ung man som verkade vara drogpåverkad.

Ha entydiga benämningar

Skriv inte: En kvinna kontaktade polisen och berättade att någon hade stulit hennes handväska. Målsägaren hade lagt väskan i en kundvagn medan hon handlade.

Skriv i stället: En kvinna kontaktade polisen och berättade att någon hade stulit hennes handväska. Kvinnan hade lagt väskan i en kundvagn medan hon handlade.