Polisen riskerar att missa insiders när chefer inte sköter den uppföljande säkerhetsprövningen av de anställda. Det påpekar internrevisionen efter att ha hittat ”mycket väsentliga brister” i hur myndigheten styr säkerhetsprövningen.
Anställda inom Polisen ska säkerhetsprövas både inför anställningen och kontinuerligt under anställningens gång. Ansvaret för den löpande säkerhetsprövningen ligger hos närmaste chef och den ska genomföras årligen genom medarbetarsamtal.
På Intrapolis finns ett dialogstöd som chefen kan använda vid samtalet. Det innehåller frågor om medarbetarens sociala relationer, ekonomi och förhållningssätt till sociala medier, alkohol, narkotika och spel.
Men hur funkar det i praktiken? Internrevisionen har gjort en enkät bland drygt 700 slumpmässigt utvalda verksamhetschefer (svarsfrekvens 65 procent). Dessa har svarat både i egenskap av chefer med eget personalansvar och som underställda till högre chefer.
Ungefär hälften av de svarande uppger att de inte har haft någon enskild dialog med sin närmaste chef under de senaste tolv månaderna om något av de områden som tas upp i dialogstödet för uppföljande säkerhetsprövning. Varken under utvecklingssamtalet eller i något annat sammanhang.
Men när cheferna får frågan hur de själva följer upp sina medarbetares säkerhetsprövning ger de en mer fördelaktig bild. Då är det bara 17 procent som inte har fört en dialog med sina underställda om något område i dialogstödet de senaste tolv månaderna. Närmare en fjärdedel svarar att de rent av har fört samtal om samtliga frågor i dialogstödet vid utvecklingssamtalen.
Att svarande i enkäter ger en mer positiv bild av sitt eget beteende än andras är ett känt fenomen. Det uppger Peter Ambrosson som är chef för Polisens internrevision. Särskilt om frågan är känslig på något sätt. Inom enkätmetodiken kallas det för social önskvärdhet.
”För att detta fenomen inte skulle påverka våra resultat har vi låtit respondenterna även skatta sina chefers beteende. Sanningen för hur det ser ut i praktiken finns sannolikt någonstans däremellan”, skriver Peter Ambrosson i ett mejl till Polistidningen.
De chefer som svarade att de inte ställt alla frågor i dialogstödet till medarbetarna under utvecklingssamtalet fick följdfrågan varför. Det vanligaste svaret var att de inte hade uppfattat att det var något de skulle göra. Ett annat vanligt svar var att de skaffade sig information om medarbetarnas lojalitet, pålitlighet och sårbarhet på andra sätt än genom utvecklingssamtalet.
Det var däremot ovanligt att chefer svarade att de avstått från att ställa frågor eftersom det upplevdes som känsligt. Mindre än hälften av dem som svarade på enkäten känner till att det finns dialogstöd för den uppföljande säkerhetsprövningen på Intrapolis.
Intervjuer som internrevisionen har gjort med chefer visar att flera uppfattar att uppföljande säkerhetsprövning är något som ska göras på förekommen anledning, det vill säga när en medarbetare påvisar säkerhetsrisker eller vid byte till tjänst med högre säkerhetsklass.
Flera efterlyser mer information och utbildning i uppföljande säkerhetsprövning. Och internrevisionen ser att det kan behövas mer stöd för cheferna på området.
Sammanfattningsvis menar internrevisionen att enkäten och intervjuerna visar att rutinen för uppföljande säkerhetsprövning inte följs som den ska. Myndigheten brister i sin styrning i denna del och i rapporten kategoriseras detta som en mycket väsentlig brist.
”Konsekvens av om kraven inte uppfylls innebär en risk för att eventuella sårbarheter hos medarbetare inte hanteras i tid och att Polismyndigheten inte identifierar insider bland sina anställda som kan orsaka skada för myndigheten och Sveriges säkerhet”, skriver internrevisionen.
I granskningen har internrevisionen hittat ytterligare två mycket väsentliga brister i den interna styrningen av säkerhetsprövningarna i myndigheten. Den ena rör bland annat brister i referenstagning i den grundutredning som görs inför anställning. Den andra rör brister i it-stödet.
Rapporten är maskerad i flera delar med hänvisning till sekretess. Den ligger inte öppet på nätet, men kan begäras ut som en allmän handling. Titeln är Granskning av Polismyndighetens arbete med säkerhetsgranskningar.