Det var i maj 2021 som personal- och lönesystemet Heroma sattes i drift inom Polismyndigheten och ersatte systemet Palasso som inte längre utvecklades eller supportades av leverantören.
Bytet gick inte så smidigt som man hade hoppats. Heroma skulle integreras med planeringssystemet Cops men systemen fick svårt att prata med varandra. Det ledde bland annat till att anställda fick för höga löneutbetalningar och hamnade i skuld till arbetsgivaren. Polistidningen har också rapporterat om krångel med löneutbetalningar till personer som arbetar fackligt.
Ett annat problem har varit fördelningen av behörigheter i systemet. Det har gjort att vissa chefer inte har kunnat se alla sina anställda när de ska kontrollera och attestera personalkostnader.
Enligt internrevisionen ledde problemen till merarbete och försämrad arbetsmiljö för lönehandläggare, planerare, IT-personal och chefer inom Polisen. Karaktären på frågorna som kom in till lönehandläggarna blev mer Heroma-support än faktiska lönefrågor. Och när internrevisionen intervjuade en av dessa medarbetare uttryckte vederbörande sin frustration över stress och försämrad arbetsmiljö med orden: ”Hur har de kunnat utsätta oss för detta?”
Införandet av det nya systemet skapade också felaktigheter i Polismyndighetens ekonomiska redovisning, vilket i sin tur gjorde det svårt för ledningen att följa upp myndighetens personalkostnader. Men dessa problem ska ha åtgärdats nu, enligt internrevisionen. Problemet med felaktigt utbetalda löner har också minskat.
Internrevisionens rekommendationer
- Internrevisionen rekommenderar att HR-avdelningen tillser att behovsanalyser genomförs inför kommande införanden av moduler inom ramen för Heroma.
- Internrevisionen rekommenderar att HR-avdelningen i samverkan med polisregionerna och berörda avdelningar ser över möjligheten att samordna funktionen planerare för att tillse behovet av adekvat stöd och enhetliga arbetssätt.
Källa: Internrevisionens rapport.
En anledning till problemen som uppstod var att införandet av Heroma aktualiserade frågor som låg på olika processägare inom Polisen. Internrevisionen trycker därför på vikten av att kunna göra ”myndighetsövergripande behovsanalyser och skapa en övergripande ansvarsfördelning vad avser hanteringen av personalkostnader”. Internrevisionen pekar också ut gruppen planerar som en nyckelfunktion som behöver få bättre utbildning och support i sitt arbete.
Rikspolischefen har tagit del av rapporten och beslutat om åtgärder i linje med internrevisionens rekommendationer. De ska vara genomförda vid årets slut.
